In questo articolo scoprirai come e perché racchiudere le attività in un lasso di tempo specifico aumenta la tua produttività.
🎯 In generale quando si parla di produttività, uno degli aspetti più ripetuti è il focus, la concentrazione su una specifica attività, evitando il più possibile di essere interrotti.
Il focus su una singola attività richiede anche l’attenzione e la cura ad evitare di avere troppo WIP (Work In Progress) e evitare il multitasking, questo sempre per evitare distrazioni.
Avete troppo lavoro in corso aumenta la possibilità di ritrovarsi a fare multitasking e quindi passare da un’attività all’altra senza ordine in modo caotico finendo il più delle volte a perdere troppa energia e non finire mai i task in tempo.
Per limitare questo problema e aumentare il focus su ogni singola attività si può applicare la legge di Parkinson.
Prima di raccontarti come funziona e cos’è la legge di Parkinson però voglio spendere due parole sulla tecnica del pomodoro 🍅.
Si tratta di un sistema facile per spezzare ogni attività in un tempo solitamente di 30 o 45 minuti. Si chiama tecnica del pomodoro perché usa come timer uno da cucina a forma di pomodoro, uno di quelli usati per tenere il conto dei minuti mentre si cucina.
🍅 La tecnica del pomodoro
La tecnica del pomodoro è un sistema di “time management” e si tratta di un modo per rimanere freschi, produttivi e concentrati anche durante lunghe sessioni di lavoro. Possiamo riassumerla in 5 semplici step:
- Prendi una task, che abbia una finalità precisa, misurabile.
- Fissa un timer di 25 minuti.
- Lavora alla task fino a che il timer non finisce.
- Quando il time finisce prendi una pausa di 5 minuti.
- Ogni 4 “pomodori” (quindi ogni 2 ore) rendi una pausa più lunga di 15 o 30 minuti.
📣 Ecco questa è in assoluto l’essenza della tecnica del pomodoro. Serve ad abituarsi ad avere sessioni di lavoro intense intervallate da brevi pause, che producono un effetto diretto sulla produttività. Aiutandoti a mantenere la mente più fresca e rilassata, attiva ed attenta e quindi ad aumentare la produttività.
In pratica poi si possono impostare timer diversi, ma in generale meglio non eccedere i 45 o 50 minuti. E può essere utile per alcune attività schedulare anche periodi più brevi dei 25 minuti.
⏲️ La legge di Parkinson
Ed eccoci arrivati, come promesso alla legge di Parkinson. Questa legge è molto utile per comprendere come funziona il nostro cervello davanti ad una scadenza, e come ragionare per migliorare la produttività.
Assieme alla legge di Pareto è una delle leggi che preferisco e che ho notato essere utile nella mia vita lavorativa.
Parkinson effettuò dei test, dando a due classi diverse lo stesso esercizio da completare, ma dando alle due classi una scadenza molto diversa, ad una una scadenza molto ravvicinata di pochi giorni, e all’altra una scadenza molto lunga di un mese o più.
I risultati sono stati interessanti, la classe che aveva meno tempo ha consegnato un lavoro di qualità e nei tempi imposti, mentre l’altra classe che aveva più tempo ha consegnato il tutto in ritardo e con risultati qualitativi inferiori.
🔑 Perché questo accade? Perché la nostra mente funziona così, percepiamo più concretamente scadenze vicine, impegnandosi al massimo quando sono prossime e serrate. Mentre tendiamo a rimandare e sottovalutare scadenze che sono troppo lontane, percependole come meno concrete e urgenti tendiamo quindi a dimenticarle o posticiparle.
Per questo, integrare nella tua routine l’abitudine di fissare sessioni di lavoro brevi, aiuta a mantenere la produttività più alta, sia per te che per i tuoi collaboratori.
In conclusione
Per migliorare la nostra produttività e quella del nostro team e dei nostri collaboratori, possiamo avvalerci della legge di Parkinson e della tecnica del pomodoro. Riducendo i tempi delle attività il più possibile per riuscire a completare più attività possibili dando il massimo di se in poco tempo, e intervallando le attività di lavoro intense da momenti di pausa e rilassamento per mantenere la mente fresca, attiva e più produttiva.
